Ostatnio wiele mówi się i piszę na temat produktywności i zarządzania sobą w czasie. Okazuje się, że mnóstwo osób jest zainteresowanych tą tematyką, bo ciągle brakuje im czasu na realizację ważnych dla nich celów. Niestety po kilku tygodniach interesowania się tematyką produktywności i prób wdrażania zmian w życie, wiele osób spotyka rozczarowanie. Bardzo często dochodzą one do wniosku, że im bardziej próbują sobą zarządzać w czasie, tym bardziej tego czasu nie mają. Przyjrzyjmy się więc paradoksom, jakie rządzą tym zjawiskiem.

Należy żyć według planu dnia w którym wszystko jest ściśle rozpisane

Jest oczywistą nieprawdą, że osoby produktywne powinny mieć rozpisany każdy dzień co do minuty. Z całą pewnością warto działać według listy zadań ale powinna być ona możliwie krótka i konkretna. Na takiej liście wpisujemy więc nie więcej jak cztery duże zadania. Najistotniejsze jest by trafnie określić zadanie priorytetowe i wykonać jako pierwsze. Warto zapamiętać więc, że produktywność oznacza przede wszystkim robienie rzeczy właściwych. W tym wszystkim wcale nie chodzi o to, żeby w tej samej jednostce czasu upychać jak najwięcej zadań. Jeśli stworzymy taką bardzo szczegółową listę, która będzie miała na przykład 20 punktów, już samo to nas z góry przytłoczy i jest prawie pewne, że jej nie zrealizujemy. Zawsze trzeba sobie zakładać pewien bufor czasowy, bo występują okoliczności nieprzewidziane. Warto też pamiętać, że jeśli daną czynność wykonujemy po raz pierwszy, musimy przeznaczyć na nią więcej czasu, bo komplikacje są niemalże pewne.

Planowanie jest nudne i niepotrzebnie zabiera czas

Przeciwnicy planowania czasu twierdzą, że tworzenie list zadań jest nudne i niepotrzebnie zabiera wiele czasu. Tymczasem warto zmienić podejście do tego zadania, bo 10 minut poświęcone na stworzenie dobrej listy zadań pozwoli nam uzyskać co najmniej godzinę czasu wolnego w dniu następnym. Ponadto po pewnym czasie takie planowanie wchodzi nam w krew i przychodzi bardzo łatwo. Dziki planowaniu nie żyjemy w ciągłym pośpiechu i obniżamy swój poziom stresu. Wreszcie warto zdać sobie sprawę z tego, że planujemy po to, aby maksymalnie skrócić czas, w którym pracujemy. Z kolei pozostały czas możemy spędzać zupełnie spontanicznie według własnych potrzeb i preferencji.

Dobrze zorganizowane osoby są perfekcyjne

Jest to kolejny mit, bo perfekcyjność nie idzie w parze z dobrą organizacją czasu. Można zauważyć, że osoby które dążą do perfekcji, zwykle nie są w stanie swoich zadań skończyć w założonym czasie. Tutaj warto trzymać się dobrze znanej zasady, która mówi, że zrobione jest lepsza od doskonałego. Zdecydowanie lepiej jest coś skończyć w stosownym czasie i przyjąć założenie, że ewentualnie później możemy to udoskonalać. Osoby o nastawieniu perfekcjonistycznym, dodatkowo są dosyć trudnymi współpracownikami. Pamiętajmy, że nie da się robić wszystkiego bardzo dobrze. Produktywność polega na tym, abyśmy wybierali te rzeczy, które są dla nas najważniejsze i przybliżają nas do ważnych celów.