VoIP (Voice Over Internet Protocol) odnosi się do technologii, która umożliwia odbieranie i wykonywanie połączeń telefonicznych za pośrednictwem sieci. Jest to zestaw protokołów, które współpracują ze sobą w celu zapewnienia funkcji telefonii internetowej podobnych do zwykłych linii telefonicznych lub PSTN. Usługa telefoniczna VoIP zapewnia znacznie większą elastyczność i mobilność niż tradycyjna telefonia. Koniec sieci PSTN sprawia, że wielu specjalistów i wiele firm zadaje sobie pytanie, jak działają połączenia VoIP i jak można je skutecznie zintegrować z ich strukturą.

Co to jest połączenie VoIP?

Połączenie VoIP to system komunikacyjny, w którym dane audio są enkapsulowane i kompresowane do małych pakietów danych. Pakiety te następnie podróżują przez różne sieci, aż dotrą do celu (zazwyczaj jest to telefon IP lub komputer odbiorcy połączenia). Pakiety te są następnie “dekompresowane” z powrotem do formatu audio. Wszystkie te operacje odbywają się w czasie rzeczywistym i bez opóźnień. Dla użytkowników działanie VoIP jest więc całkowicie transparentne, niezależnie od tego, czy osoba dzwoniąca lub odbierająca połączenie korzysta z sieci komutowanej.

Jak zadzwonić na numer VoIP?

• Połączenia z linią tradycyjną. Wykonywanie połączeń VoIP jest tak samo proste jak dzwonienie na tradycyjną linię. Jeśli dzwonisz na linie, które nadal są podłączone do publicznej komutowanej sieci telefonicznej (PSTN), po prostu wpisujesz numery telefonów osób, do których dzwonisz. Jedyna różnica polega na tym, że niekapsułkowane dane audio przechodzą przez bramę VoIP. Bramka konwertuje dźwięk cyfrowy na analogowy bez zauważania różnicy w jakości połączenia przez użytkownika lub drugą stronę.
• Połączenia VoIP z VoIP. Jeśli Twój odbiorca również korzysta z VoIP, wystarczy, że poprosisz go o zainstalowanie na jego urządzeniu lub komputerze tego samego operatora, co Ty. Po zarejestrowaniu się, jesteś w stanie korzystać z technologii VoIP, aby pozostać w kontakcie, dzwoniąc w dokładnie taki sam sposób, jak gdybyś korzystał z tradycyjnych środków. Jeśli korzystasz z telefonów VoIP, będziesz mógł korzystać z wielu dodatkowych funkcji.

Jak działa telefon VoIP?

Telefony VoIP zazwyczaj wyglądają jak standardowy telefon biurkowy, ale są czymś znacznie więcej. Są to w rzeczywistości mini-komputery podłączone do Internetu przez WiFi lub Ethernet i przeznaczone do wykonywania połączeń głosowych, naśladując funkcjonalność standardowej linii stacjonarnej.  Telefony VoIP działają jak tradycyjne telefony do wykonywania i odbierania połączeń, ale posiadają również wiele dodatkowych funkcji, takich jak:

• automatyczne wirtualne centrale telefoniczne kierujące połączenia do właściwych działów;
• lampki sygnalizacyjne, aby być natychmiast informowanym o dostępności swoich pracowników;
• zaprogramowane funkcje, takie jak rejestr połączeń, książka telefoniczna, transfery itp.
• głośniki i dźwięk HD do prowadzenia audiokonferencji, czasem wideo do prowadzenia wideokonferencji.

Korzystanie z systemu VoIP oferuje zatem wiele dodatkowych opcji, które są bardzo korzystne w świecie biznesu.

Jakie są zalety telefonii VoIP?

1. Większa mobilność i elastyczność. Główną zaletą usług VoIP jest to, że pozwalają one na wykorzystanie Internetu do wykonywania połączeń, organizowania i uczestniczenia w konferencjach oraz wysyłania i odbierania faksów i SMS-ów z dowolnego urządzenia i dowolnego miejsca na świecie.
   VoIP jest więc rozwiązaniem, które doskonale nadaje się do zmieniających się schematów pracy. Dzięki temu pracownicy, którzy pracują na odległość lub są w podróży, mogą w łatwy sposób pozostawać w kontakcie ze swoimi zespołami.
2. Zwiększanie wydajności. Nowoczesne usługi VoIP to nie tylko niezawodne i nieograniczone rozwiązanie telefoniczne, ale także wiele funkcji, które ułatwią pracę w firmie i zwiększą jej wydajność. Na przykład, dzięki VoIP, zespoły mogą zorganizować spotkanie w celu określenia strategii lub rozwiązania problemu za pomocą kilku kliknięć. Nie ma potrzeby rezerwowania sali konferencyjnej ani planowania podróży.
3. Optymalizacja relacji z klientami. VoIP jest popularnym wyborem dla call center i wszelkich usług dla klientów. Rozwiązania klasy premium, takie jak RingCentral, mogą zautomatyzować i spersonalizować takie zadania, jak witanie i kierowanie połączeń do właściwego odbiorcy, poczta głosowa i muzyka na poczekaniu. Dzięki dodaniu wideo, optymalizują one również obsługę klienta z dużo dokładniejszymi odpowiedziami i pomocą, ponieważ możesz wchodzić w interakcje z klientami dokładnie tak, jakbyś był twarzą w twarz.
4. Zwiększenie niezawodności systemu telefonicznego. Dobre usługi VoIP zawierają kompleksowe strategie bezpieczeństwa, aby chronić wirtualną usługę telefoniczną i jej użytkowników. RingCentral wykorzystuje szyfrowanie wysokiego poziomu do ochrony połączeń telefonicznych VoIP, a także inne środki, takie jak:
   a. regularne audyty centrów danych;
   b. uwierzytelnianie wieloczynnikowe (hasło, kod SMS itp.);
   c. pojedyncze logowanie dla ochrony konta;
   d. zaawansowane zarządzanie i administrowanie kontem.
   Ponadto, aby zapewnić stałą, wysoką jakość usług, RingCentral udostępnia swoje usługi telefonii w chmurze w wielu centrach danych. Jeśli więc jeden serwer lub centrum danych ma problemy, inne mogą je przejąć.
5. Obniżenie kosztów. Dzięki VoIP nie musisz instalować drogich, nowych linii telefonicznych. System do działania wymaga jedynie szerokopasmowego połączenia z Internetem (WiFi lub przewodowego). Ponadto, jeśli nie chcesz inwestować w telefony VoIP, możesz wykonywać i odbierać połączenia z telefonu stacjonarnego, komórkowego lub komputera.

Wreszcie, telefonia IP oferuje możliwość wykonywania połączeń międzynarodowych i międzymiastowych z lepszą jakością i po niższych kosztach niż w przypadku sieci dial-up. Ogólnie rzecz biorąc, rozwiązanie to oferuje również bezpłatne połączenia lokalne i wewnątrz firmy.

Z drugiej strony, konieczne jest wybranie płatnego rozwiązania VoIP. Chociaż istnieją darmowe rozwiązania, często są one bardzo ograniczone pod względem funkcjonalności i mają ograniczenia w użyciu. Aby w pełni wykorzystać potencjał VoIP w Twojej firmie, rozwiązanie premium jest mądrą inwestycją, która pozwala na korzystanie ze wszystkich wymienionych powyżej zalet oraz z kompleksowej obsługi.