Organizowanie efektywnych i produktywnych spotkań biznesowych nie jest łatwym zadaniem. W rzeczywistości, w naszym kraju większość spotkań wywołuje u pracowników uczucie wyczerpania. Rozmowy na boku, rozproszenie uczestników, nieprecyzyjne dane – brzmi znajomo? “Zanieczyszczenie” spotkań w pracy jest dość powszechne. Ale czy to naprawdę takie skomplikowane, aby spotkanie było efektywne? Na szczęście tak nie jest. W tym artykule wyjaśniamy 7 kluczy, które możesz zacząć stosować w prosty sposób, aby Twoje kolejne spotkania w pracy były bardziej efektywne i przyczyniały się do zwiększenia motywacji i dobrego samopoczucia w pracy.

Wyznacz cel.

Posiadanie celu jest niezbędne. Choć może się to wydawać logiczne, w wielu przypadkach spotkania nie mają określonego celu. W rezultacie uczestnicy mają poczucie, że zmarnowali swój czas. Bardzo ważne jest, aby ustalić ogólny cel i przełożyć go na cele szczegółowe. Ponadto konieczne jest, aby wszyscy uczestnicy byli świadomi tych zadań: wyznaczania celów i monitorowania wyników.

Przygotuj porządek obrad.

Kolejnym istotnym punktem, ściśle związanym z powyższym, jest stworzenie agendy lub zaplanowanie tematów do omówienia w kolejności ich ważności. Porządek obrad jest dokumentem, z którym wszyscy uczestnicy powinni zapoznać się przed spotkaniem. W ten sposób każdy z nich może z wyprzedzeniem przygotować swoje interwencje i żądania. Można powiedzieć, że agenda jest konspektem, który zawiera szczegółowe cele i pełni funkcję porządku obrad.

Określenie liczby uczestników.

Decydująca jest liczba osób uczestniczących w spotkaniu. Często jednak nie jest łatwo zdecydować, kto powinien wziąć udział w spotkaniu, a kto nie. W większych firmach decydowanie o tym, kto jest kluczowym uczestnikiem spotkania może być nawet niegrzeczne. Znalezienie właściwej równowagi nie jest oczywiście łatwe, ale jest absolutnie konieczne. Niektóre szacunki sugerują, że idealna liczba to od 3 do 8 osób.

Określenie ról.

W ramach planowania przed spotkaniem warto rozważyć ustalenie pewnych ról. Pomaga ono w organizacji i sprawia, że spotkanie staje się lżejsze. Niektóre z tych ról to: sekretarz, który będzie protokołował; moderator, którego rolą będzie udzielanie głosu; oraz lider lub facylitator, który będzie odpowiedzialny za promowanie dobrej atmosfery spotkania. W zależności od potrzeb firmy, liczby uczestników i rodzaju spotkania, można ustalić więcej lub mniej ról.

Zarządzanie czasem.

Zarządzanie czasem jest podstawowym aspektem w każdej dziedzinie życia. Oczywiście, efektywne wykorzystanie czasu jest szczególnie ważne w spotkaniach biznesowych. Aby właściwie zarządzać czasem, musimy wziąć pod uwagę różne aspekty.

1. Zbierz się w idealnym czasie. Choć może się to wydawać drugorzędne, czas, w którym odbywa się spotkanie, ma wpływ na jego przebieg. Na przykład, nie jest wskazane organizowanie spotkań wcześnie w poniedziałek lub późno w piątek. Te czasy nie są zbyt produktywne, podobnie jak czas po obiedzie.
2. Wymaganie punktualności. Co się dzieje, gdy ktoś nie jest punktualny? Taki prosty fakt może naprawdę zaburzyć rytm spotkania. Punktualność jest gestem szacunku i zaangażowania wobec współpracowników, a także pomoże dobrze rozpocząć spotkanie.
3. Uzgodnij maksymalny limit czasu i odpowiednio rozdysponuj interwencje. Oczywiście, może być trochę miejsca na opóźnienia, ale ustalenie limitu czasu pomaga zaplanować spotkanie bardziej efektywnie. Jednakże, aby osiągnąć ten punkt, muszą być spełnione dwa poprzednie punkty.

Ustalić zasady.

Ustalenie pewnych zasad może być bardzo przydatne, zwłaszcza podczas regularnych spotkań. Zespoły, które muszą się regularnie spotykać, mogą uzgodnić pewne wytyczne, aby zdefiniować i zoptymalizować swoje spotkania. Zasady te można nazwać wytycznymi dotyczącymi zachowania lub sojuszami zespołowymi. Każdy zespół może ustalić własne zasady, dodając ich tyle, ile uzna za stosowne. Oto kilka najczęstszych z nich.

1. Wyłączone telefony komórkowe. Smartfony są jednym z najbardziej rozpowszechnionych źródeł rozproszenia uwagi w dzisiejszym społeczeństwie. Podczas spotkań w pracy, widok kolegi rozpraszanego przez telefon komórkowy może być bardzo nieprzyjemny.
   Często stosowaną strategią jest uzgodnienie z góry, że wszystkie telefony komórkowe powinny znajdować się na środku stołu. Niektóre zespoły idą o krok dalej i decydują się na rezygnację z wszelkich urządzeń elektronicznych. Jednak nie zawsze jest to możliwe, ponieważ w dzisiejszych czasach do każdej transakcji potrzebujemy technologii.
2. Aktywne słuchanie. Aktywne słuchanie oznacza angażowanie wszystkich zmysłów w to, co mówi druga osoba. Oznacza to, że nie wystarczy tylko “słuchać”, ale trzeba dawać informacje zwrotne za pomocą naszych oczu i mowy ciała. Aktywne słuchanie jest kluczowym elementem, aby relacje interpersonalne przebiegały prawidłowo. Promuje również empatię i jest doskonałym środkiem do walki z ego.
3. Konstruktywna krytyka. Ocenianie pomysłów kolegi może być żmudnym i niewygodnym zadaniem. Dobra wiadomość jest taka, że jak w przypadku większości rzeczy, możesz nauczyć się dawać konstruktywną krytykę. Niektóre firmy prowadzą nawet szkolenia lub stosują techniki, które to umożliwiają. Jedną z dobrze znanych technik jest “technika kanapki”. Dzieli się to na trzy etapy: powiedz coś, co ci się podoba, skrytykuj i zakończ pozytywnym akcentem. W ten sposób nie oceniamy bezpośrednio i przekazujemy nasze sugestie w bardziej asertywny sposób.

Podsumowanie końcowe.

Na koniec warto zrobić krótkie podsumowanie spotkania. Streszczenia pomagają uporządkować i usystematyzować informacje, dzięki czemu jasne stają się wnioski i najważniejsze punkty. Podsumowanie jest również przydatne do określenia, czy spotkanie osiągnęło swój cel oraz do wskazania sposobów poprawy. Jeśli role zostały określone, lider lub moderator może być odpowiedzialny za syntezę informacji.

Źródło: blog serwisu ktoto.info